نظام إدارة المؤتمرات — Conferences حل متكامل يساعد الجهات المنظمة على إدارة المؤتمرات والفعاليات، بدءًا من إعداد بيانات المؤتمر وجدول أعماله، مرورًا بتنظيم المدعوين واللجان، وصولًا إلى متابعة الحضور وتوزيع المواد واستخراج التقارير. لمن يناسب النظام؟ للجهات والمنظمات التي تنظم المؤتمرات والفعاليات، وتحتاج إلى تنسيق عمل فرقها وإدارة بيانات المشاركين والعمليات اليومية ضمن نظام واحد. إدارة الجهات وفرق العمل • تسجيل الجهات المنظمة وإدارة عدة مؤتمرات لكل جهة. • تعيين مدير للجهة، وإضافة المستخدمين وتوزيع المهام والصلاحيات على فريق العمل. تنظيم المؤتمرات وجدولة الأعمال • تسجيل اسم المؤتمر وتواريخ بدايته ونهايته وأوقات العمل اليومية. • إعداد جدول أعمال المؤتمر وتنظيم الأنشطة وتحديثها. إدارة اللجان وأعضائها • تعريف اللجان العلمية والتنظيمية والإعلامية وغيرها وفق احتياجات المؤتمر. • تسجيل أعضاء كل لجنة وتحديد أدوارهم ومسؤولياتهم. إدارة المدعوين والمجموعات • تقسيم المدعوين إلى مجموعات لتسهيل التنظيم والمتابعة. • تسجيل بيانات المدعوين وربطهم بمجموعاتهم واستيراد بياناتهم من ملفات Excel. متابعة الحضور وتوزيع المواد • تعريف المواد المخصصة للمدعوين، مثل الوجبات والحقائب والهدايا، وتخصيص أنواعها. • تنظيم أنشطة تسجيل الحضور وتوزيع المواد خلال أيام المؤتمر. • متابعة من استلم المواد ومن لم يستلمها، وحصر الكميات المصروفة وغير المصروفة. تطبيق جوال للمختصين • تنفيذ أعمال التحضير وتسجيل الحضور وتوزيع المواد عبر تطبيق الجوال. • تحديد صلاحيات المختصين والمهام المتاحة لكل مستخدم، مثل توزيع الحقائب أو تسجيل الحضور. التواصل مع المدعوين • إمكانية الربط مع خدمات الرسائل النصية SMS والبريد الإلكتروني. • إرسال المستجدات وروابط الدعوة وشهادات الحضور بعد انتهاء المؤتمر. التقارير والكشوفات • استخراج وطباعة كشوفات المدعوين واللجان والحضور والغياب وتوزيع المواد. • متابعة عمليات الصرف والكميات لدعم تنظيم المؤتمر ومراجعة أعماله. حل يناسب احتياجات فعاليتك يجمع النظام هذه المهام في بيئة واحدة مع مرونة في التخصيص وتوزيع الصلاحيات. تواصل مع فريق ليب سوفت لمناقشة احتياجات مؤتمرك وطلب عرض توضيحي للنظام.